Wellnesscenter Aquasana hecht veel belang aan jouw privacy. In deze privacyverklaring leggen we uit welke persoonsgegevens we verwerken, waarom we dat doen en welke rechten je daarbij hebt. We verwerken je gegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) en de Belgische privacywetgeving.
De verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van jouw persoonsgegevens is:
Wellnesscenter Aquasana
Dumpelstraat 11, 2260 Oevel - Westerlo, België
E‑mail: info@aquasana.be
Telefoon: +32 14 23 40 25
Ondernemingsnummer (btw): BE0801127057
Voor alle vragen over deze privacyverklaring of de verwerking van jouw persoonsgegevens kan je ons contacteren via bovenstaande gegevens. Vermeld bij voorkeur in het onderwerp dat het om een privacy- of AVG-vraag gaat, zodat we je sneller kunnen helpen.
We verzamelen enkel de persoonsgegevens die we nodig hebben om onze diensten als wellnesscenter en privésauna correct aan te bieden. Afhankelijk van hoe je met ons in contact komt, kunnen we de volgende gegevens verwerken:
Gegevens bij reservaties
- Identificatiegegevens: naam, voornaam
- Contactgegevens: e‑mailadres, telefoonnummer
- Reservatiegegevens: gekozen unit, datum en uur, aantal personen, eventuele extra’s (zoals ontbijt of arrangementen)
- Facturatiegegevens: adres, btw‑nummer (indien van toepassing)
- Betalings- en transactiegegevens via onze betalingsprovider (beperkte gegevens, geen volledige kaartnummers)
Gegevens via contactformulier of e‑mail
- Naam en voornaam
- E‑mailadres en eventueel telefoonnummer
- De inhoud van je bericht en eventuele bijkomende informatie die je zelf verstrekt
Gegevens voor de nieuwsbrief
- Naam (optioneel)
- E‑mailadres
- Voorkeuren voor nieuws en promoties (indien van toepassing)
Gegevens voor cadeaubonnen
- Naam en contactgegevens van de koper
- Gegevens over de cadeaubon (bedrag, gekozen formule, vervaldatum)
- Eventuele gegevens van de ontvanger indien je deze opgeeft (bijvoorbeeld naam voor personalisatie)
Gegevens bij websitebezoek
- Technische gegevens zoals IP‑adres, browsertype, toesteltype en bezochte pagina’s
- Cookie‑ID’s en voorkeuren, in de mate dat je hiervoor toestemming hebt gegeven (zie onze cookieverklaring)
Je bent niet verplicht om alle gevraagde gegevens te verstrekken, maar bepaalde gegevens zijn noodzakelijk om een reservatie of cadeaubon correct te kunnen uitvoeren. Wanneer gegevens verplicht zijn, maken we dat duidelijk in het relevante formulier.
We verwerken jouw persoonsgegevens uitsluitend voor duidelijke en rechtmatige doeleinden. Per doel steunen we op een of meerdere rechtsgronden zoals voorzien in de AVG.
Uitvoering van een overeenkomst
We verwerken gegevens om jouw reservatie of aankoop van een cadeaubon te kunnen behandelen en uitvoeren, waaronder:
- Het registreren en beheren van reservaties voor onze units, arrangementen, overnachtingen en ontbijt
- Het versturen van bevestigingen, herinneringen of praktische informatie rond je bezoek
- Het afhandelen van betalingen en facturatie
Wettelijke verplichtingen
Bepaalde gegevens moeten we bewaren om te voldoen aan onze boekhoudkundige en fiscale verplichtingen, of andere wettelijke voorschriften (bijvoorbeeld bewaarplicht van facturen).
Gerechtvaardigd belang
We kunnen gegevens verwerken op basis van ons gerechtvaardigd belang, op voorwaarde dat jouw privacybelang niet zwaarder weegt. Dit kan onder meer zijn voor:
- Klantenbeheer en naverkoopdienst (bijvoorbeeld om je vraag of klacht op te volgen)
- Verbetering van onze diensten en website (statistieken en rapportering op geaggregeerd niveau)
- Beperkte direct marketing naar bestaande klanten over gelijkaardige diensten, binnen de wettelijke grenzen
Toestemming
Voor bepaalde verwerkingen vragen we eerst jouw uitdrukkelijke toestemming, bijvoorbeeld:
- Het versturen van een nieuwsbrief of promotionele e‑mails waarvoor je je expliciet hebt ingeschreven
- Het plaatsen van niet‑noodzakelijke cookies en vergelijkbare technologieën (zie cookieverklaring)
Je kan je toestemming op elk moment intrekken. Dit kan bijvoorbeeld via de afmeldlink onderaan elke nieuwsbrief of door ons te contacteren via info@aquasana.be. Het intrekken van toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.
We bewaren jouw persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de doeleinden waarvoor ze werden verzameld, rekening houdend met wettelijke bewaartermijnen en verjaringstermijnen voor mogelijke vorderingen.
Meer concreet hanteren we in de praktijk onder meer de volgende richtlijnen:
- Reservatie- en klantgegevens: worden in principe bewaard tot 5 jaar na je laatste effectieve bezoek of contact, tenzij een langere bewaring wettelijk vereist of gerechtvaardigd is.
- Facturatie- en boekhoudkundige gegevens: worden doorgaans minimaal 7 jaar bewaard, conform de fiscale en boekhoudkundige verplichtingen.
- Gegevens voor de nieuwsbrief: bewaren we zolang je ingeschreven blijft. Schrijf je je uit, dan verwijderen of anonimiseren we je e‑mailadres binnen een redelijke termijn uit de actieve mailinglijsten.
- Technische logs en beveiligingsgegevens: worden slechts voor een beperkte periode bewaard, nodig om de veiligheid en goede werking van onze website te garanderen.
Wanneer gegevens niet langer nodig zijn, verwijderen of anonimiseren we ze op een veilige manier zodat je niet langer identificeerbaar bent.
We verkopen jouw persoonsgegevens nooit aan derden. We delen je gegevens enkel wanneer dat nodig is voor onze dienstverlening, wanneer we daartoe wettelijk verplicht zijn of wanneer je er zelf vooraf mee hebt ingestemd.
Externe dienstverleners (verwerkers)
Voor sommige verwerkingen doen we een beroep op gespecialiseerde dienstverleners, zoals:
- Het extern reservatiesysteem (bijvoorbeeld Reservi) voor het beheren van reservaties en cadeaubonnen
- Betalingsproviders voor het veilig verwerken van online betalingen
- IT- en hostingpartners voor het onderhouden en beveiligen van onze website en systemen
- Boekhouders of accountants in het kader van onze wettelijke boekhoudverplichtingen
Met deze partijen sluiten we, waar wettelijk vereist, een verwerkersovereenkomst waarin minstens wordt vastgelegd dat zij je gegevens enkel mogen verwerken volgens onze instructies, op een veilige manier en nooit voor hun eigen doeleinden.
Wettelijke verplichtingen en rechtenbescherming
In uitzonderlijke gevallen kunnen we verplicht zijn om persoonsgegevens door te geven aan overheidsinstanties, rechtbanken of politiediensten, bijvoorbeeld in het kader van een gerechtelijk onderzoek. We doen dit enkel wanneer we daartoe wettelijk verplicht zijn of om onze rechten, die van onze klanten of van derden te beschermen.
Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte (EER)
In principe bewaren en verwerken we je gegevens binnen de Europese Economische Ruimte. Indien we toch een dienstverlener gebruiken die gegevens buiten de EER verwerkt, zorgen we voor passende waarborgen (zoals een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of standaardcontractbepalingen) om jouw persoonsgegevens te beschermen.
Onze website maakt gebruik van cookies en vergelijkbare technologieën om de site goed te laten werken, het gebruiksgemak te verbeteren en – mits jouw toestemming – statistieken en eventuele marketinginzichten te verzamelen.
Cookies zijn kleine tekstbestanden die op je toestel worden geplaatst wanneer je onze website bezoekt. Sommige cookies zijn noodzakelijk om de website technisch te laten functioneren (bijvoorbeeld om je sessie te onthouden), andere zijn optioneel en helpen ons om onze website te verbeteren of om relevante inhoud te tonen.
Bij je eerste bezoek aan de website wordt je gevraagd om je cookievoorkeuren in te stellen. Je kan je keuze nadien op elk moment wijzigen via de cookie-instellingen.
Voor een gedetailleerd overzicht van de cookies die we gebruiken, de bewaartermijnen en de manier waarop je ze kan beheren, verwijzen we naar onze cookieverklaring.
Als betrokkene heb je verschillende rechten met betrekking tot de verwerking van jouw persoonsgegevens. Je kan deze rechten uitoefenen binnen de grenzen van de wet.
- Recht op inzage: je kan vragen welke persoonsgegevens we van jou verwerken en waarvoor we ze gebruiken.
- Recht op rectificatie: je kan onjuiste of onvolledige gegevens laten verbeteren.
- Recht op gegevenswissing: in bepaalde gevallen kan je vragen om je gegevens te laten verwijderen, bijvoorbeeld wanneer ze niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld.
- Recht op beperking van de verwerking: je kan vragen om de verwerking van je gegevens tijdelijk te beperken, bijvoorbeeld in afwachting van een onderzoek naar de juistheid ervan.
- Recht op overdraagbaarheid: wanneer de verwerking is gebaseerd op toestemming of overeenkomst en geautomatiseerd gebeurt, kan je vragen om je gegevens in een gestructureerd, gangbaar en machinaal leesbaar formaat te ontvangen of om ze rechtstreeks aan een andere verwerkingsverantwoordelijke over te dragen.
- Recht van bezwaar: je kan bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen op basis van ons gerechtvaardigd belang, met inbegrip van (beperkte) direct marketing.
- Recht om toestemming in te trekken: wanneer de verwerking gebaseerd is op jouw toestemming, kan je die op elk moment intrekken zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.
Om één van deze rechten uit te oefenen, kan je ons contacteren via info@aquasana.be of per post op het adres vermeld bovenaan deze pagina. We kunnen je vragen om je identiteit redelijk te verifiëren om te vermijden dat gegevens aan de verkeerde persoon worden meegedeeld.
We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om jouw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, ongeoorloofde toegang, openbaarmaking of wijziging.
Deze maatregelen omvatten onder meer:
- Het gebruik van beveiligde verbindingen (SSL/TLS) waar nodig
- Toegangsbeperkingen tot systemen en gegevens op basis van functie en noodzaak
- Een zorgvuldig gekozen selectie van externe dienstverleners, met aandacht voor beveiliging en privacy
- Regelmatige updates en onderhoud van software en systemen
- Back‑ups en procedures om de continuïteit van onze diensten te verzekeren
Ondanks onze inspanningen kan geen enkele methode van verzending of elektronische opslag 100% veilig zijn. We kunnen daarom geen absolute veiligheid garanderen, maar streven ernaar om op een redelijke en proportionele manier met risico’s om te gaan.
Heb je vragen, opmerkingen of klachten over de manier waarop we met jouw persoonsgegevens omgaan, dan kan je ons in eerste instantie steeds contacteren. We proberen samen met jou een passende oplossing te vinden.
Je kan ons bereiken via:
- E‑mail: info@aquasana.be
- Telefoon: +32 14 23 40 25
- Contactformulier op onze website: Contact
- Post: Wellnesscenter Aquasana, Dumpelstraat 11, 2260 Oevel - Westerlo, België
Ben je van mening dat je klacht niet afdoende wordt behandeld of wens je rechtstreeks een klacht in te dienen over de verwerking van jouw persoonsgegevens, dan heb je het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit of bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit in de EU‑lidstaat van je gewone verblijfplaats.
We behouden ons het recht voor om deze privacyverklaring af en toe te wijzigen, bijvoorbeeld naar aanleiding van nieuwe diensten, wijzigingen in de wetgeving of feedback van klanten. De meest recente versie is steeds terug te vinden op onze website.